7 Tips om uit mailchaos orde te creëren

Het informatie- en technologietijdperk waarin we leven biedt fantastische mogelijkheden om met ‘iedereen’ ‘over de hele wereld’ ‘snel’ en ‘flitsend’ contact te hebben, 24 uur per dag, 7 dagen per week. Of het nu de lang vergeten schoolvrienden zijn, verloren gewaande familieleden, de leukste mopjes en filmpjes, tips van experts uit alle windhoeken, met een druk op de knop hebben we ze allemaal onder handbereik. Geweldig !

De keerzijde van de ongebreidelde mogelijkheden is dat we af en toe ook het idee hebben er onder gebombardeerd te worden. Dan zijn mogelijkheden ineens geen kansen maar, maar vooral verplichtingen. De brievenbus van ons mailprogramma loopt vol, we raken het overzicht kwijt en stellen mensen die een reactie van ons op prijs stellen, teleur.

Hieronder staat een aantal tips om uit je mailchaos weer orde te scheppen.

Tip #1: Je bent geen willoos slachtoffer van je brievenbus, je kunt er iets aan doen !

In iedere vorm van communicatie is er sprake van een ontvanger en een zender. De ontvanger geeft feedback aan de zender (door bijvoorbeeld te zeggen of te laten merken dat hij bepaalde mail op prijs stelt), stelt zijn deur in meerdere of mindere mate open en kan keuzes maken. Als je mailbox altijd keurig leeg is, ben je waarschijnlijk meer bezig met de prioriteiten van anderen dan met die van jezelf.

Stel een plan op en wees ervan overtuigd dat je in staat bent orde te creëren uit je mailchaos.

Tip #2: Beantwoord alleen de mails die aan jou persoonlijk gericht zijn

Mailen is vooral gemakkelijk omdat met één druk op de knop hele volksstammen op de hoogte gesteld kunnen worden van min of meer briljante ingevingen, ideeën, opmerkingen, hersenspinsels en alles wat zich maar leent voor digitale verzending.

Er is geen enkele wet, regel, of vereiste vorm van beleefdheid, die zegt dat je moet reageren op alle mails die op je digitale deurmat belanden.

Met name de mails waarvan je niet de hoofdgeadresseerde bent, mails waarbij je opgenomen bent in de c.c. (copy conform), of b.c.c. (black copy conform, een vorm van verzenden waarbij de overige geadresseerden niet zien dat jij ook op de verzendlijst staat) kun je naar believen behandelen.

Verwijderen, negeren, opbergen en alleen beantwoorden als je daar een sterke behoefte toe voelt. Een (b.)c.c.-mail bereikt je slechts ‘ter info’.

Tip #3: Laat je verwijderen van alle mailinglijsten die je maar matig interesseren

Stel je bijvoorbeeld de volgende vragen over de mails die je ontvangt:

- Is de bron van deze mails betrouwbaar, kan ik de informatie eruit vertrouwen ?
- Leveren deze mails mij iets goeds op ?
- Is de informatie die deze mails opleveren nuttig ?
- Passen deze mails op andere wijze in mijn plan ?
- Kan ik de informatie uit deze mails alleen op deze manier tot mij nemen ?

Vervolgens laat je je verwijderen van mailinglijsten die je niet passen, die je meer energie kosten, dan dat ze je opleveren. Ofwel door een mail te sturen aan de afzender, ofwel door het instellen van je filter (zie tip#4), ofwel door gebruik te maken van een afmeldingsprocedure. In het ergste geval meld je misbruik van je mailadres aan de OPTA, via https://www.spamklacht.nl

Tip #4: Maak optimaal gebruik van je filter

De meeste mailprogramma’s hebben een technisch filter, een zogenaamd ‘spamfilter’ waarin alle ongewenste mail belandt. Dit is bijvoorbeeld mail waarvan je de afzender niet kent, mail uit ‘verdachte’ bron (dat wil zeggen mail waarvan je mail-provider vastgesteld heeft dat de verzender een slechte reputatie heeft op het gebied van het verzenden van ongewenste mail, of mail die bepaalde kenmerken vertoont (bijvoorbeeld: veel gebruik van hoofdletters, gebruik van woorden als ‘gratis’, ‘free’, en overige woorden die reclame doen vermoeden).

Verdiep je in het mailfilter van je mailprogramma en stel het naar jouw smaak in.

Tip #5: Verander je mailgewoontes

Verander je gewoontes. Misschien lees je je mail voortdurend tussendoor, zonder dat je er goed op geconcentreerd bent. Dan is de kans dat je doordachte keuzes wat minder. Neem je dan bijvoorbeeld voor je mail niet vaker dan 2 keer per dag te lezen.

Stel ook vast hoe lang je wilt besteden aan het lezen van je mail. En houd je daar aan.

Misschien kom je erachter dat mail niet altijd het handigste communicatiemiddel is. Bel dan eens, bijvoorbeeld, of zoek een andere manier van communiceren.

Tip #6: Zorg ervoor dat je mail niet vaker dan één keer ziet.

Niets zorgt voor zoveel verstopping in je brievenbus als onbehandelde mails. Een handige manier om hiermee om te gaan is je mails onmiddellijk als je ze ziet te classificeren, bijvoorbeeld met het ACTE-systeem:

A staat voor onmiddellijke Actie
C staat voor Classify, dat wil zeggen overzichtelijk opbergen, in de mappen van je mailprogramma, bijvoorbeeld en eventuele nodige actie in je agenda schrijven
T staat voor Transmit, ofwel delegeren of doorsturen aan iemand anders (en noteren dat je erop terug komt)
E staat voor Eliminate, onmiddellijk in de prullenbak gooien.

Tip #7: Handel nu !

Als het even kan, handel je mail onmiddellijk af. Niets is zo bevredigend als onmiddellijke actie, die onmiddellijk resultaat oplevert. Oefen je bijvoorbeeld in snel schrijven. Zorg dat je een handig model hebt voor het schrijven van je mail. En houd het vooral simpel.

E-mail is een enorm handig instrument. Als het tegen je werkt, in plaats van voor je, ga dan op zoek naar de oorzaken, maak keuzes, breng kleine veranderingen aan in je gewoontes en technieken en geniet weer van de vele mogelijkheden.